Quanto tempo disponível temos?

Esta é talvez a forma de priorização que exija menor capacidade analítica de nossa parte dentre todas as que já mencionei aqui, e nas que irei mencionar (falta pelo menos uma que ainda me ocorre e estará no próximo post), porém como em geral não nos organizamos e vamos fazendo o que vai aparecendo, muitas vezes não tiramos todo o benefício que a priorização pelo tempo disponível nos possibilita.

Colocado de uma maneira bastante simplista, priorizar pelo tempo disponível significa alocar o tempo que temos para fazer aquelas atividades importantes que demandem aproximadamente aquela duração de atenção, e por outro lado, significa também não iniciar uma atividade que não poderá ser concluída satisfatoriamente no intervalo de tempo que temos disponível.

Quando começamos algo que não teremos tempo para terminar, precisaremos em algum momento no futuro retornar a isso, e repassar os pontos que já havíamos elaborados, e portanto, perdemos eficácia na utilização do nosso tempo.

Por outro lado se temos uma boa ideia da duração das atividades que temos pendentes de realizar, e se apresentam janelas de tempo durante o nosso dia a dia que nos permitem encaixar essas atividades, temos as condições de começar e finalizar uma tarefa de forma a evitar retrabalhos em nosso tempo com relação àquela atividade.

É claro que precisamos ter em conta a importância das atividades em nosso "pipeline" e o tempo aproximado que demandarão para esse tipo de priorização funcionar adequadamente, mas é muito interessante o que essa estratégia gera de resultados e diminui de stress.

Com o tempo ficamos cada vez melhores em estimar as demandas e sua importância, e portanto, melhores em utilizar eficazmente nosso tempo.

to be continued...

Quando o Onde ajuda a priorizar.

A forma mais simples que eu conheço de priorizar as minhas atividades, e aquela que em geral, simplifica as nossas escolhas, é o local ou contexto em que estamos inseridos no momento em que temos que decidir o que priorizar.

Infelizmente é também aquela que normalmente não usamos adequadamente pois não nos organizamos previamente para tirar todo o benefício que ela nos pode oferecer.

Existem atividades que somente podem ser executadas em lugares específicos, ou em situações específicas, e se tivermos disciplina e organização para manter nossas atividades relacionadas, e categorizadas por contextos de execução ficará mais fácil executá-las quando chegar o momento adequado.

Atividades no escritório que dependam de acesso a certas pessoas ou recursos somente podem acontecer quando estivermos em contato com essas pessoas e esses recursos, e se tivermos de forma organizada os assuntos e atividades que precisamos conversar com nosso chefe, ou com nossos pares, ou com o pessoal do RH teremos os elementos para priorizar essas atividades e fazer uso eficaz do nosso tempo (e dos demais) por aproveitar o contexto de interação para drenar a lista de atividades.

Parece ser simples, mas o dificultador que nos leva à ineficiência é exatamente a nossa falta de organização das ações que podemos executar em contextos específicos, ou com pessoas específicas.

Minha organização parte por registrar da forma mais organizada e "à mão" possível todas as atividades por categorias. Assim tudo aquilo que preciso executar fica agrupado em minhas categorias/contextos, e eu só tenho que acessar a relação e produzir os resultados desejado quando as situações se apresentarem.

Sem essa organização por contexto perdemos eficácia, e temos que retrabalhar e gastar tempo com as mesmas atividades, e esse tempo fará falta no final do dia, da semana, do mês e do ano em nossas vidas para fazermos aquilo que queremos e precisamos fazer.

to be continued...

Priorização econômica

Curiosamente essa é aquela categoria de priorização que a grande maioria das pessoas considera "a" priorização de fato, ou seja, é aquela na qual definimos o que devemos fazer em função da relação entre a energia empenhada e o resultado potencial que consideramos poder obter pela nossa ação, ou seja, aquilo que dá melhor resultado com um menor esforço. A isso eu chamo de priorização econômica.

Como vou comentar em outros posts com maiores detalhes, essa não é necessariamente aquela que nos leva a tomar as decisões de fato pois existem fatores limitantes de tempo, contexto e nosso nível de energia que precisam ser levados em conta na hora de priorizar uma ação com a eficácia em mente, mas tendo os demais fatores sido considerados então essa é de fato "a" priorização.

Essa também é a porta de entrada para atividades que não estavam em nosso radar entrar nele pois chegam com predicados de urgência + importância. 

Precisamos tomar muito cuidado e manter o critério em nossas decisões para não virar reféns dessa porta de entrada, e ao final do dia descobrir que não priorizamos de fato muitas coisas, mas sim fomos "usados" na priorização dos outros.

Quanto mais caminho nessa trilha de priorizar mais fortaleço minha crença de que a presença é fundamental, e ela reforça nosso critério de alocação de energia em nossos projetos. Claro que presença em si não garante qualidade de priorização, mas sem ela, e sem a leitura de realidade que ela nós trás, a atividade de priorizar não terá a qualidade que precisa.

Quando eu explorar as outras três dimensões que nos ajudam a priorizar nos próximos posts acredito que conseguirei fechar o panorama completo dessa dimensão tão importante em nossas vidas. Até lá vou manter o foco no mesmo tema.

to be continued...

Valores ajudando a priorizar

"Algemas de ouro são muito piores que algemas de ferro"

Mahatma Gandhi

Minhas vivências me mostraram que a esfera na qual mais comumente somos impactados em nossa capacidade de priorizar por conta da dimensão "valores" é a dimensão profissional.

É na esfera do trabalho que exercitamos mais ostensivamente (ou pelo menos deveríamos exercitar) nossas capacidades de priorização usando a força dos nossos valores a nosso serviço.

O grande dificultador é que grande parte das pessoas não fez conscientemente suas escolhas profissionais, e acabou sendo inserido no mercado de trabalho em contextos que refletem essa deficiência no processo de escolher. Aqui não importa diferenciar se foi por ação (escolhas equivocadas), ou por omissão (não fazer escolhas e ainda assim arcar com as consequências), mas de uma forma ou de outra acabamos inseridos em um contexto no qual nem sempre nossos valores estão sendo honrados.

Quando alguém está exercendo uma atividade profissional dentro desse cenário, é provável que alguns dos seus valores não esteja sendo honrado. Conheci uma amiga que veio conversar comigo, pois não suportava mais o seu trabalho, e queria saber minha opinião sobre as alternativas para mudar de emprego.

Depois de um bate papo inicial, ficou claro que o problema não estava no que ela fazia (mesmo que ela se referia a isso como o ponto central de sua insatisfação), ela queria saber qual ação tomar, ou seja, queria saber o que priorizar para sair daquela situação opressora. Fiz alguns questionamentos para esclarecer como ela sentia seus valores em ação no trabalho, e me lembro que ela falou algo no sentido de que o que mais a incomodava era a impessoalidade, e a forma fria e distante que todos de seu departamento conviviam. 

Estava claro que um valor de relacionamento humano não era honrado naquele ambiente, e eu a desafiei a pensar como poderia mudar aquele contexto. O interessante é que ela percebeu o fundo de verdade deste ponto, porém ainda assim reforçava que o problema central era o trabalho. Eu reforcei o desafio, e lhe disse que ela poderia buscar um outro trabalho no qual fizesse algo que gostasse mais, e tivesse um excelente relacionamento humano com os colegas, porém levaria consigo a dúvida se neste trabalho tinha feito o seu melhor.

Nesse ponto o seu valor de relacionamentos humanos falou mais forte e ela topou o desafio. Nas semanas que seguiram ela foi investindo mais em construir pontes entre as pessoas, e antes de seis meses ela tinha mudado significativamente a qualidade da relação humana entre as pessoas que trabalhavam junto a ela (aproximadamente 10 pessoas). Ela continuou lá vários anos, e saiu para um desafio mais interessante com a força de ter superado aquela, e outras situações desafiadoras.

O ponto que quero reforçar aqui é que nossos valores são sinalizadores muito fortes de quais atividades devemos investir mais (priorizar), pois conseguiremos motivar-nos em um ciclo virtuoso, e isso trás energia adicional para executar aquelas tarefas rotineiras e menos agradáveis que todos temos que executar.

Nossos valores são os elementos de nossa missão nessa vida, e devemos procurar proativamente desenhar nossos objetivos a longo, médio e curto prazos em linha com nossa missão e valores, pois neste sentido estaremos mais fortemente colocando nossa energia nas atividades que fazem sentido.

Que outros elementos podem nos ajudar a priorizar nossas ações?

to be continued...

Pedras Grandes

Vou começar a abordar o submundo da priorização por um tópico que não vai ajudar a maioria das pessoas a priorizarem as suas próximas ações, e isso vai fazer alguém pensar: Caramba se o blog é sobre viver o presente dentro de uma filosofia de vida minimalista, não seria o caso de ir direto ao ponto sem ficar dando tantas voltas?

A resposta é sim e não! SIM seria mais simples e imediato. Mas também seria NÃO pois sem essa discussão introdutória muitas das situações sobre definição de prioridades no futuro ficaria muito comprometida em seu equacionamento.

E, principalmente, por seguir um princípio já discutido num post anterior, este tópico é com certeza a maior pedra que preciso colocar nesse aquário da priorização, mas como já antecipei, ela provavelmente não fará a diferença para as decisões que estão à mão agora, mas sim àquelas que evitaremos por respeitar os princípios conectados à este primeiro passo.

Vou falar de valores e para isso vou pedir a ajuda de um amigo que disse:

"Os problemas significativos que enfrentamos 

não podem ser resolvidos no mesmo nível de pensamento

 em que estávamos quando os criamos" 

Albert Einstein

Quando penso em valores, penso em como vivo minha vida no presente, mas também penso para onde direciono minha vida no futuro. Idealmente minha visão de futuro, e minha missão nesta vida estão alinhadas com meus valores, e, portanto, consigo desenhar planos para o que desejo daqui a 10, 5, 2 anos para ter alguns balizadores (e potencializadores) das minhas escolhas e ações.

Viver nossos valores é a maior pedra que temos que colocar no aquário, pois se não estamos fazendo isso todo o nosso sistema está baseado em algo que essencialmente não é nosso, e nesse caso qualquer escolha, (priorizar é fazer escolhas) fica sem sentido.

Nisso que eu volto ao pensamento de Einstein. Se temos que priorizar uma ação (resolver um problema), mas ele foi construído em um nível de pensamento diferente de onde estamos (baseado nos sistemas de valores dos outros), muito provavelmente não teremos sucesso em nossa priorização.

O ponto inicial é identificar se estamos tomando ações em nossas vidas baseadas em nossos valores ou não. Se valorizamos A e vivemos B, qualquer decisão que tenhamos que tomar estará na esfera de B, e portanto, não vai possibilitar a construção de A. Vou deixar este ponto genérico aqui para provocar uma reflexão mais ampla e não direcionada, mas prometo voltar ao assunto com um exemplo concreto no próximo post.

Vou parar essa reflexão por aqui, mas quero voltar a aprofundar este assunto no próximo post antes de caminhar para elementos mais práticos da priorização que podem ser usados quase que imediatamente, até lá acho que é importante refletir em quais são nossos valores, e se eles estão sendo honrados ou não em nossas vidas.

Voltando à priorização

Priorizar é contextualizar, dando materialidade às tarefas e atividades que temos à mão de forma a fazer as melhores escolhas possíveis no investimento de nossa energia. A pergunta mais básica que nós devemos nos fazer quando confrontados à duas atividades concorrentes é: de qual delas poderíamos derivar os melhores resultados e benefícios com o tempo investido.

Mas essa pergunta somente ocorre depois de uma série de outras pequenas perguntas serem respondidas (muitas delas tacitamente pois nem sequer serão abertamente formuladas):

- Onde estou?

- Quanto tempo tenho disponível?

- Qual o meu nível de energia?

Existe ainda uma estrutura ainda maior na qual tudo isso está inserido que são os nossos valores, que trazem nossa ordem de "prioridades existenciais", e os valores assumidos pelos nossos papéis sociais (profissional, familiar, religioso etc).

Esse post é um pouco de provocação, e um pouco de organização do meu pensamento para o que eu quero desenvolver neste tópico nos próximos posts. Comentários ou sugestões? Críticas? 

to be continued (ad eternum) ...

Subjetivo?

Parece que quanto menos tempo tenho, mais eficaz uso faço dele, e em contrapartida, quanto mais tempo percebo ter menos eficaz sou em utilizá-lo.

Será esse paradoxo exclusivo da minha subjetividade, ou compartilhado por todos?

Isso me lembra de um líder que tive que falava do poder dos deadlines. Muito interessante pensar a respeito para entender que recursos colocamos em movimento nessas situações extremas, e a partir daí, usar as mesmas estratégias naqueles momentos em que temos mais tempo disponível.